Как сделать документ электронном виде

  • Закрыть ... [X]

    Журнал о системах электронного документооборота (СЭД) Партнёр раздела:
    DIRECTUM

    Содержание раздела

    Этот раздел создан для тех, кто только начинает знакомиться с темой электронного документооборота. Раздел поможет вам сформировать базовое представление об электронном документообороте без углубления в сложные вопросы. Время на изучение 1-1,5 часа.

    Если вы хотите скачать архив материалов для самостоятельного изучения - зарегистрируйтесь. Затем вам будет доступен комплект "Основы электронного документооборота для предприятия". Время на изучение 20 ч.

    Если вы преподаватель, и вас интересует дисциплина «Основы электронного документооборота и ECM», предлагаем вам набор лекционных материалов, практических и лабораторных заданий. Для виде его получения напишите нам или звоните +7 (3412)72-65-01.

    ECM – это просто или сложно?

    Сегодня 100% документов в офисе создается в электронном виде, но до сих пор более 80% созданных документов распечатываются (для согласования, ознакомления, запуска в работу)! Разве может такой формат быть эффективным? Кажется, что внедрение электронного документооборота – самое разумное действие со стороны лиц принимающих решение…

    Но бизнес-потребность в улучшениях, в автоматизации формируется не мгновенно, и только получив ряд сигналов, руководство и ответственные специалисты приходят к выводу о том, что для решения текущих вопросов предприятию требуется специальная информационная система для управления контентом (ECM-система). То есть, требуется управлять информацией на всех стадиях ее существования, пока она не устаревает.

    Чтобы прийти к пониманию озвученной потребности, увидеть прикладную пользу от использования конкретного ИТ-решения, необходимо не только «вырасти», но еще и понять, каким же образом вообще устроена ECM-система. Какие этапы работы с информацией охватываются инфраструктурой ECM? Что возможно делать с информацией на каждом из этапов? Какие правила управляют процессами взаимодействия с информацией? Как обширная теория воплощается в практике?

    Данный раздел нашего интернет-ресурса собрал и структурировал материалы, просто освещающие сложные вопросы, связанные с управлением корпоративным контентом.

    Что такое электронный документ, СЭД, ECM

    Существует множество определений того, что такое электронный документ, СЭД, ECM... Мы постараемся дать вам самые понятные и емкие из них.

    Электронный документ – это некий набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохраненный на компьютере (файлы Word, Excel и т.п.). Этот набор информации сопровождается карточкой с атрибутами, подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т.д.). документ можно быстро найти.

    Workflow (поток работ) – это последовательность действий сотрудников в рамках определенного бизнес-процесса. Например: последовательность действий – это "получение документа, регистрация документа, рассмотрение документа, исполнение документа", а бизнес-процесс – "работа с обращениями граждан".

    Электронный документооборот (ЭДО) – это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно.

    Система электронного документооборота (СЭД) – это компьютерная программа (программное обеспечение, система), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.).
    Также СЭД сделать называют EDMS (Electronic Document Management Systems) – система управления электронными документами.

    ECM (Enterprise Content Management) – в переводе этот термин звучит как "управление корпоративными информационными ресурсами (содержанием, наполнением, контентом)". Это понятие несколько шире, чем СЭД. Под ECM-системой понимают набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации (контента) всем потребителям внутри организации. Например, для того чтобы стать ECM-системой, СЭД должна содержать средства сканирования документов, гарантировать сохранность документов, поддерживать правила хранения документов и т.д.

    Более точные и "научные" определения этих и других терминов можно найти в Глоссарии. Рекомендуем также ознакомиться с материалами рубрики Основы электронного документооборота.

    Нужна ли Вам ECM-система

    Чтобы оценить, нужна ли вам СЭД или ECM-система, ответьте для себя на следующие вопросы:

    • вы можете сразу найти нужный документ, разговаривая по телефону с важным партнером?
    • вы можете точно сказать, какие из выданных вами поручений на текущий момент не выполнены, какие просрочены?
    • вы уверены, что существующая скорость согласования документов создает положительный имидж вашей организации?
    • вас устраивает объем бумаг, которые лежат на вашем столе?
    • вы можете уверенно сказать, где в данный момент находится документ, выпущенный вами на согласование?

    Если на 3 или более вопроса вы дали отрицательный ответ, то вам пора всерьез задуматься о приобретении СЭД или ECM-системы.

    Рекомендуем вам также ознакомиться с материалами рубрик:

    Преимущества электронного документооборота

    Прозрачность бизнес-процессов. Система обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной для руководства и контролируемой.

    Повышение исполнительской дисциплины. По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, ECM-система напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.

    Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников. Использование системы сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации.

    Обеспечение конфиденциальности информации. Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного "бумажного" документооборота, ECM-система обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей, все действия над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.

    Выполнение требований стандартов ISO 9000. Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Одно из требований к системе менеджмента качества (СМК) – это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие. Преимущества использования ECM-системы при постановке СМК:

    • обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями;
    • поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов;
    • предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.

    Легкость внедрения инноваций и обучения. Благодаря системе оповещения, построенной на базе ECM-системы можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников. Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счет возможности быстрого поиска необходимой для работы информации (положений, инструкций и т.п.). Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.

    Развитие корпоративной культуры. Процесс внедрения ECM-системы налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.

    Рост конкурентных преимуществ. Внедрение ECM-системы напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных "незаменимых" сотрудников.

    Технологии ECM

    К управлению корпоративной информацией (или контентом) можно подойти и со стороны практики, и со стороны теории. Несомненно, практические аспекты ECM интересны прежде всего в силу своей бизнес-направленности. Однако, чтобы разнообразные практические вопросы сложились в структурированную систему знаний, необходим теоретический базис по технической составляющей. Для этого нужно обратить внимание, на составляющие жизненного цикла, указанные в каноническом определении из глоссария AIIM (Association for Information and Image Management): захват (Capture), управление (Manage), хранение (Store), защита (Preserve) и доставка информации (Deliver).

    Управление информацией производится на протяжении всего жизненного цикла информации: от ее создания или поступления в организацию, до доставки конечному потребителю или уничтожению после окончания срока хранения. Информация пронизывает все процессы организации, она создается и обрабатывается в разных информационных системах и при помощи различных приложений, но только ECM делает акцент на том, что должен быть единый подход к управлению информацией, на протяжении всего ее жизненного цикла.

    Стоит обратить внимание на то, что с точки зрения бизнеса в жизненном цикле документа важны этапы, которые оказывают непосредственное влияние на бизнес-процессы, когда документ участвует в потоках работ (workflow). С чисто технической же точки зрения эти этапы не несут выраженной смысловой нагрузки, они обозначены общим термином «управление документом».

    Подробнее о технологиях управления информацией читайте в статьях:

    Функционал и классификация СЭД и ECM-систем

    По заявлениям исследовательской компании Gartner, к ECM могут быть отнесены системы, поддерживающие не менее трех из шести функций:

    • управление документами (выписка/возврат, контроль версий, безопасность, группировка документов и т.д.);
    • совместная работа над общими документами и поддержка проектных команд;
    • сканирование документов и управление образами бумажных документов;
    • управление записями для долгосрочного архивного хранения, автоматизации правил и нормативов хранения, гарантирование соответствия записей законодательству и регулирующим правилам;
    • workflow для поддержки бизнес-процессов, маршрутизации контента, назначение рабочих задач и состояний, трассировка маршрутов и контроль исполнения;
    • управление веб-контентом для автоматизации публикаций, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей для этих задач.

    В соответствии с количеством реализуемых функций СЭД делятся на:

    • системы делопроизводства
    • электронные архивы
    • workflow-системы
    • комплексные или ECM-системы.

    Подробнее с данной темой вы можете ознакомиться в рубриках раздела "Функционал СЭД и ECM":

    Пример бизнес-процесса в ECM-системе

    Ниже приводится схема бизнес-процесса в нотации BPMN, которая рассматривает пример работы в ECM-системе с входящими документами (регистрация, визирование, исполнение), поступающими в организацию по почте, факсу, электронной почте и подлежащие регистрации. Документ заносится в систему сразу при поступлении в организацию и далее "движется" в электронном виде.

    Схема документооборота в BPMN. Работа в СЭД с входящими документами.

    Лучшие практики организации бизнес-процессов в ECM-системе

    Для организаций, работающих в СЭД/ECM, появляется возможность вести упрощенное делопроизводство и сосредоточиться на бизнес-процессах. То есть регистрация документов и контроль поручений секретарем в этом случае используется только при работе с исходящей и входящей корреспонденцией, для внутренних документов эти этапы исключаются. Это не значит, что все бизнес-процессы останавливаются, и никто ничего не делает и не контролирует. Исполнение тех или иных поручений осуществляется в рамках задач и заданий (workflow), отслеживая состояние которых можно также контролировать прохождение процесса. При этом возрастает количество горизонтальных задач, в рамках типовых бизнес-процессов или «кейсов», при которых не требуется прохождение цепочек согласования с вышестоящими руководителями.

    ECM-система часто становится «кровеносной» системой предприятия и задевает многие бизнес-процессы, позволяя сделать их эффективнее. О лучших практиках организации такой работы поговорим детальнее.

    Практики организации делопроизводства и документооборота на современном предприятии

    Роль ECM-систем в управлении договорами

    Документооборот в маркетинге и продажах

    Проектно-сметная документация в СЭД

    Как подружить ERP и ECM-системы

    ERP (Enterprise Resource Planning) – стратегия управления предприятием, ориентированная на оптимизацию ресурсов (производственных, финансовых, трудовых) посредством информационной системы.

    Хотя и ERP, и ECM-системы работают с корпоративной информацией, но характер этой информации совершенно разный. Основу данных ERP-систем составляет хорошо структурированная информация. Документ ERP-системы представляет собой четко заданную форму (описывающая один из ресурсов – финансы, материальные ценности, производственные мощности), где набору реквизитов соответствуют их значения и определенная логика обработки.

    Документ ECM-системы (единица контента) — это в первую очередь информация неструктурированная. Для ECM-системы нет разницы это текстовый документ, таблица, видео-файл или чертеж. Система одинаково хорошо будет включать такие документы в бизнес-процессы согласования, назначить права или осуществлять поиск нужного документа.

    Интеграция ERP и ECM на предприятии — это, пожалуй, наиболее естественный и наименее рискованный путь объединения функционала этих систем.

    Подробнее про интеграцию ERP и ECM-систем читайте:

    Есть ли место ERP внутри ECM?

    Почему СЭД должна работать в тесной интеграции с ERP, CRM, BPM и другими системами и приложениями?

    ECM-платформа как инструмент структурирования корпоративной информации

    Рекомендуем

    Узнайте больше про ECM из вебинаров

    Чего не стоит ждать от ECM-системы

    В настоящее время комплексная автоматизация предприятий строится путем интеграции нескольких систем, каждая из которых решает определенный круг задач. Поэтому очень важно правильно определить, что именно должно реализовываться в рамках каждой системы.

    СЭД и ECM-система в первую очередь ориентированы на работу с неструктурированной информацией, поэтому попытки решения в ней некоторых задач будут малоэффективны.

    Рассмотрим наиболее часто встречающиеся требования заказчиков, реализация которых в СЭД и ECM-системе должна быть разумной.

    Кадровое делопроизводство. Несмотря на то, что кадровое делопроизводство напрямую связано с документами, задача данного направления – не в управлении самими документами, а в учете и управлении кадрами. Необходимо получать различные выборки по персоналу (по образованию, полу, специальностям, дате приема/увольнения и т.д.), для этого информация должно храниться в структурированном виде в базе данных, а не в виде отдельных неструктурированных документов. Создание каждого документа должно отражаться на изменении состояния персонала, поэтому для автоматизации кадрового делопроизводства целесообразнее использовать специализированные системы управления персоналом, которые могут быть интегрированы с ECM-системой для хранения неструктурированной информации (резюме, фотографий, кадровых приказов и т.д.). Кроме того полезно автоматизировать в ECM-системе процессы согласования этих документов.

    Учет финансовых документов. Аналогично обстоит ситуация со структурированными финансовыми документами: счетами-фактурами, накладными, актами выполненных работ и др. Для ведения налогового и бухгалтерского учета, которые основываются на первичных документах, предназначены специализированные бухгалтерские системы, а также специализированные модули ERP-системы. ECM-система не может их заменить, хотя сканирование и организация электронного архива скан-образов финансовых документов - это задачи СЭД. Необходимость внедрения подобных решений обычно возникает при больших объемах документов и участников бизнес-процессов, которые будут работать с финансовыми документами как с документами СЭД с учетом прав доступа, ЭЦП и т.д.

    Совместное использование ECM и ERP-систем полезно на следующих уровнях:

    • хранение образов документов в ECM, учет которых ведется в ERP;
    • хранение отчетов ERP в ECM, в т.ч. подписанных ЭЦП;
    • согласование документов и записей справочников ERP с помощью ECM-системы.

    Кроме того, теперь можно осуществлять обмен финансовыми документами (счетами-фактурами, договорами, накладными и актами) с контрагентами в электронном виде. И хранение таких документов в СЭД даст дополнительное преимущество. Подробнее.

    Полезными для изучения этой темы будут материалы:

    Анализ и моделирование бизнес-процессов.

    Как правило, для анализа и моделирования бизнес-процессов используются системы класса BPM (Business Process Management). Это специализированные инструменты бизнес-аналитика предприятия или внешней консалтинговой фирмы. В моделируемых бизнес-процессах могут присутствовать действия, не связанные с документами, выполняемые вручную (например, доставка документов курьером), внешними субъектами (например, поставщиками) или с поддержкой других классов систем (ERP, CRM).

    Классическая СЭД может дать некоторый объем информации для анализа бизнес-процессов (например, в виде отчетов о задержках выполнения определенных типов задач). Но это только небольшая часть данных необходимых для полноценного анализа.

    Целесообразно реализовывать интеграцию СЭД и систем моделирования по справочным данным, например, видам документов или оргструктуре. Кроме того, эффективным будет использование СЭД, как поставщика данных для анализа существующих бизнес-процессов, которые выполняются в СЭД.

    С другой стороны, имеющиеся на рынке системы управления документами часто выходят за рамки СЭД и сближаются с классом BPM-систем, тогда возможности могут включать тот или иной функционал для анализа и моделирования.

    Подробнее о позиционировании ECM-системы вы можете почитать в рубрике Место ECM в информационной системе предприятия.

    Внедрение ECM системы

    Эффект от внедрения

    Оценка эффекта от ECM-проекта по своей сути ничем не отличается от оценки эффективности ИТ-проекта, а оценка ИТ-проекта — от оценки любого проекта компании.

    Иногда компании могут внедрять информационные технологии, практически не задумываясь об экономическом эффекте. Это возможно в случаях, когда закрываемые ИТ-проблемы очевидны и не требуют дополнительных обоснований. Например, покупка компьютера для секретаря или развертывание бухгалтерской системы. Здесь мотивом выступает зрелость технологий компании, без которой предприятие просто не может считаться эффективным. В других случаях эффект посчитать практически невозможно, хотя необходимость внедрения сомнений не вызывает. А иногда подсчет эффекта обходится дороже самой технологии (как, например, предоставление сотрудникам неограниченного доступа в Интернет). Во всех перечисленных случаях внимание уделяется скорее затратам на проект и потенциалу решения, например тому, насколько легко с помощью внедренной системы будут решаться другие задачи компании.

    СЭД и решения на ее основе далеко не всегда можно отнести к системам, относительно эффекта которых всё понятно. Традиционные методики анализа эффективности использования активов к информации неприменимы, равно как и формула «отношение прибыли к общим затратам есть эффективность». Обусловлено это тем, что информация – нематериальный актив, участвующий в производстве совместно с материальными и трудовыми ресурсами. Внедрение ECM-системы при этом сопровождается изменением бизнес-процессов и трудозатрат. Расходы на информационные системы, включая и ECM, – в большинстве случаев расходы косвенные, исчислить которые на единицу продукции можно только с помощью некоторой модели экономического планирования, которую формализовать часто достаточно сложно.

    Мы предлагаем вам описание нескольких методик, для оценки эффективности ECM-проектов:

    Что такое внедрение ECM-системы

    Выбор и приобретение ECM-системы - это только первый шаг на пути построения электронного документооборота в организации. Прежде чем система заработает и реально начнет приносить эффект, предстоит процесс внедрения. Если вы еще ни разу не внедряли никакую информационную систему, то поясним, что такое внедрение и для чего оно нужно.

    Внедрение ECM-системы обычно состоит из следующих этапов:

    • организация проекта, выделение персонала (руководитель проекта и рабочая группа);
    • исследование предприятия и проектирование решений по использованию ECM-системы;
    • настройка и адаптация ECM-системы;
    • обучение персонала;
    • опытная эксплуатация.

    Организовать процесс внедрения предприятие может самостоятельно или с привлечением сторонней фирмы-внедренца. В первом случае потребуется больше времени и усилий со стороны собственных сотрудников, сроки внедрения скорее всего затянутся. Во втором случае потребуются значительные финансовые затраты на оплату услуг сторонней организации, но сроки и результат проекта буду более гарантированы.

    В любом случае обязательными для успешного внедрения являются следующие правила:

    • активное участие руководства в процессе внедрения и использования ECM-системы;
    • выделение и углубленное обучение ключевых сотрудников для внедрения и поддержки ECM-системы;
    • организация обучения всех пользователей и предоставление инструкций по работе с системой.

    Подробнее о процессе внедрения – Пять типовых шагов для внедрения ECM-системы.

    Постоянно пополняемые рекомендации об организации процесса внедрения вы можете найти в нашей рубрике Внедрение электронного документооборота.

    Проблемы и риски внедрения ECM-системы

    Во многом проблемы и риски внедрении ECM-системы совпадают с проектами внедрения других информационных систем масштаба предприятия и приводят к следующим негативным последствиям:

    • нарушение сроков проекта;
    • нарушение бюджета проекта;
    • неполное достижение поставленных целей (система работает, но не в полном объеме: меньше/хуже, чем было запланировано);
    • полный срыв внедрения (после внедрения система реально не работает).

    Специфика рисков при внедрении ECM-системы связана с тем, что за короткий срок необходимо большую часть сотрудников предприятия перевести на совершенно новые для них методы работы (чтение документов в электронном виде, получение в электронном виде резолюций и подписей руководства и т.д.). К наиболее характерным рискам внедрения ECM-системы стоит отнести:

    • консервативность пользователей, непринятие новых методов работы;
    • низкая компьютерная грамотность рядовых пользователей и высшего руководства;
    • неструктурированность процессов (отсутствие регламентов);
    • недостаточное/несоответствующее техническое оснащение;
    • нечеткое управление проектом.

    Пути предотвращения рисков в общем-то стандартные:

    • детальное предварительное проектирование работы ECM-системы на данном предприятии;
    • четкие директивы и личный пример руководства;
    • обучение персонала и оперативная поддержка в решении проблем.
    • поэтапность внедрения.

    Сфера управления электронным контентом и электронное взаимодействие сейчас активно развивается. Развивается и законодательство, какие-то нормы фиксируются в нем после того, как устоялись в жизни, какие-то наоборот появляются с вводом законодательных актов.

    Определение достоверности и юридической значимости бумажного документа – всем понятная процедура: документ должен иметь необходимые подписи и печати. Но как определить достоверность электронного документа?

    Для этого создана электронная подпись (ЭП) – это реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки. ЭП позволяет идентифицировать владельца подписи, а также установить отсутствие изменений в электронном документе после его подписания.

    В самом простом представлении механизм ЭП работает следующим образом. Выделяется удостоверяющий центр (подразделение или внешняя организация), который с помощью специализированного программного обеспечения генерирует так называемые «сертификаты ключей» для каждого пользователя. Ключ ЭП – это уникальная последовательность символов. Он состоит из закрытого ключа (он доступен только своему владельцу, с его помощью владелец может подписать документ ЭП) и открытого ключа (он доступен всем, с его помощью можно определить, кто и когда подписал электронный документ).

    При использовании ECM-системы все «сложности», с которыми может столкнуться пользователь, скрываются. Пользователь, как правило, должен просто выбрать нужную функцию: «Подписать документ» (документ, подписанный ЭП, будет одновременно закрыт для изменений) или «Получить информацию о подписях». Легитимность электронных документов признается судами и третьими сторонами.

    Если вы хотите изучить вопрос использования электронной подписи, обратитесь к разделу Просто об ЭП/ЭЦП.

    Если вы хотите изучить разные сферы законодательства – знакомьтесь с материалами рубрики Нормативные документы и правовые аспекты.

    Надеемся, этот раздел помог вам понять, что значит электронный документооборот и пришла ли пора внедрить ECM-систему в вашей организации.

    Мы желаем вам успехов в освоении новых технологий, а материалы нашего ресурса www.ECM-Journal.ru всегда помогут вам найти ответы на вопросы в сфере ЭДО.

    Вверх
    Источник: http://ecm-journal.ru/mustknow

    Закрыть... [X]


    Портал государственных услуг Российской Федерации Красивые детские поделки из бумаги


    Как сделать документ электронном виде

    Как сделать документ электронном виде

    Как сделать документ электронном виде

    Как сделать документ электронном виде

    Как сделать документ электронном виде

    Как сделать документ электронном виде

    Как сделать документ электронном виде

    Как сделать документ электронном виде

    Как сделать документ электронном виде

    Как сделать документ электронном виде

    Как сделать документ электронном виде


    .


    Поделись с друзьями



    Рекомендуем посмотреть ещё:



    Как сделать электронную подпись для Госуслуг Бизнес-планы, идеи, франшизы Как сделать скорборд

    Как сделать документ электронном виде Как сделать документ электронном виде Как сделать документ электронном виде Как сделать документ электронном виде Как сделать документ электронном виде Как сделать документ электронном виде Как сделать документ электронном виде Как сделать документ электронном виде Как сделать документ электронном виде

    ШОКИРУЮЩИЕ НОВОСТИ